Kā organizēt konferenci, kas atstāj iespaidu
Praktiski soļi — vieta, lektori, programma — un ko nedrīkst aizmirst plānošanas laikā.
Autors
Macitationvisuelle Redakcijas Komanda
Redakcijas Komanda
Rakstīts macitationvisuelle redakcijas komandas, kas fokusējas uz praktisku, lietderīgu vadību un konferenču plānošanas padomiem.
Konferences nozīme uzņēmējiem
Labas konferences nav tikai par informācijas apmaiņu. Tā ir iespēja izveidot jaunas sakarības, uzzināt, ko dara citi un — ja viss norit labi — dalībnieki iziet ārā ar reāliem risinājumiem savām problēmām.
Bet kā to panākt? Tūkstošiem detaļu ir jāsaskaņo, un bieži vien pirmā mēģinājuma rezultāts ir nojauks, kas dalībnieks aizmirst jau pēc nedēļas. Mēs redzējuši daudz konferenču — labas un slikt — un zinām, kas patiešām darbojas.
Vieta — pirmais, kas jāapsver
Sēžvietas, acumirklīgās pietiekami garas? Ventilācija strādā? Šie jautājumi izklausās mazi, bet tieši šo detaļu dēļ dalībnieki jūtas neērti vai, gluži pretēji, labprāt atgriežas.
Izvēlieties vietu, kas spēj nodrošināt vismaz 25-30% vietu vairāk, nekā sagaidāt dalībnieku skaits. Kāpēc? Jo telpā ar nosēdumu vietas vienmēr šķiet pārpildīta, bet tad cilvēki izvairās atgriezties. Meklējiet vietas ar dabīgu gaismu — nav jau noslēpums, ka liels rūpju daudzums pienāk no tumšas un skaļas telpas.
Padoms: Apmeklējiet vietu pirms bukuma. Sēdiet pie galda, pastaigājieties pa eju, pārbaudiet akustiku. Ja jūs jūtaties neērti, dalībnieki arī.
Lektori — tas ir galvenais
Lektora izvēle ietekmē visu konferences toni. Tas nav tikai par to, kas ir ļoti gudrs vai slavens — tas ir par to, vai viņš spēj runāt tā, lai cilvēki viņu klausītos.
Labais lektors ir tas, kurš:
- Stāsta stāstus, nevis tikai izlasa faktus
- Uzdod jautājumus un pieļauj diskusijas
- Saka to, ko viņš patiešām domā, nevis to, ko grib dzirdēt auditorija
- Vismaz vienu reizi smaida tiešā redze ar klausītājiem
Neuzņemieties lektorus tikai tāpēc, ka viņiem ir daudz follower sociālajos medijos. Pajautājiet, kur viņi jau runāja, un uzklausiet video. Tūkstošiem "skaistumu" konferenču ir noticis tāpēc, ka lektors bija populārs, bet nevis labs runātājs.
Programma — struktura, kas darbojas
Konferences programma nav tikai laika grafiks. Tā ir rīks, kas nosaka dalībnieka pieredzi no pirmās minūtes līdz pēdējai.
Divi pamatprincipi: pirmkārt, nesarkaņo dalībnieku pārāk daudz ar paralēlajiem sesijām. Ja viņš nesaprot, kur iet, viņš pēc kāda laika apstājas par svarīgu lēmumu pieņemšanu. Otrais — atstājiet pietiekami daudz laika starpbrīžos. 15 minūtes starbrīdis nozīmē "skrien uz tualeti", 45 minūtes nozīmē "var popozt ar kolēģiem par tikko dzirdēto".
Reģistrācija + tēja — 30 minūtes. Dalībnieki ierodas, reģistrējas, jūtas nedaudz saspringti.
Atklāšana — 15 minūtes. Ātra, pozitīva, nav garlaicīga.
Pirmais lektors — 45 minūtes. Labākais lektors šeit, viņš noskaņo auditoriju.
Pauze — 30 minūtes. Tīkļošana, tēja, vienkārši brīdis atgūties.
Detaļas, kas bieži aizmirst
Caurtiesības un identifikācija
Var šķist smalki, bet noskaidrojiet, vai dalībnieki vēlas nosaukamės kartes vai labāk anonīmi. Dažreiz cilvēks grib vienkārši klausīties, nevis tīkloties. Respektējiet to.
Ēdināšana un dzērienu pieņemšana
Ir svarīgi — bads iznīcina jebkādu diskusiju. Vienkāršs ēdiens ir pietiekami. Kafija un ūdens jābūt pieejamam visu dienu.
Tehniskais nodrošinājums
Testējiet projektoru, mikrofonu un interneta savienojumu vismaz trīs reizes. Ja kaut kas salauzīsies, tas notiks tiešajā pārraidē.
Mājaslapas un sociālie mediji
Dalībnieki vēlas zināt, kur viņi ir, kas notiek, un ko teica lektori. Vienkāršs tīmeklis ar datumiem un lektoru biografijām palīdz daudz.
Svarīga piezīme
Šis ceļvedis ir paredzēts informatīviem nolūkiem un pamatojas uz kopējiem prakses principiem konferenču organizācijā. Katra konference ir unika — jūsu uzņēmuma, auditorijas un mērķu dēļ. Apsveriet profesionāla konferenču organizatora vai ražošanas uzņēmuma iesaistīšanu, jo īpaši, ja tas ir liels pasākums.
Kopsavilkums — par ko visvairāk jādomā
Laba konference ir kā laba pūķa — tā nepiespiež uzmanību ar skaņu un krāsām, bet vienkārši darbojas gluds un rāpīgi. Dalībnieks nedomā par loģistiku, viņš domā par to, ko ieguva. Tas ir labais rādītājs.
Sākumā fokusējieties uz trim lielajām lietām: vieta, lektori, programma. Viss pārējais izriet no šiem. Pēc tam padomājiet par detaļām — ēdināšanu, tehniku, informāciju. Dalībnieks to redz un jūt, pat ja viņš par to neteic.
Un visbeidzot — ja tas neizdodas ideāli pirmajā reizē, tas ir normāli. Jūs uzzināsiet daudz no kļūdām. Nākamā konference būs labāka. Tāda ir biznesa formula — praksi, mācīties, uzlabot.
Saistītie raksti
Vadības principi, kas patiešām darbojas
Piecas metodes, kuras izmanto veiksmīgākie uzņēmēji — bez teorijas un liešanas.
Lektoru izvēle — uz ko pievērst uzmanību
Labais lektors veido konferences veiksmju pusi. Uzziniet, kādus jautājumus jāuzdod.
Kā konferencē izveidot jēgpilnas kontaktu
Tīkli un kontakti — to dara labi konferences. Vienkārši paņēmieni, lai dalībnieki sarunātos.